IT-hankintojen muutos: CV-pelistä asiakastiimeihin

Ymmärtäähän sen; halutaan varmistaa, että projektiin saadaan parhaat mahdolliset tekijät. Mutta entä kun nimetty kehittäjä vaihtaa työpaikkaa, jää vanhempainvapaalle tai päättääkin ryhtyä floristiksi?

Usein heidän mukanaan lähtee myös keskeinen osaaminen. Ja organisaatio jää tilanteeseen, jossa joudutaan etsimään korvaajaa, neuvottelemaan sopimukset uusiksi – tai pahimmillaan aloittamaan perehdytys täysin alusta.

Yksilöriippuvuuden piilokustannus

Kun tarjouspyynnöt kohdistuvat yksittäisiin henkilöihin sen sijaan, että turvattaisiin osaamisen jatkuvuus, syntyy riski, joka uhkaa hankkeen pitkäaikaista onnistumista. Projekti voi alkaa huipputason tiimillä, mutta kun digitaalisen julkispalvelun elinkaari on usein 5–10 vuotta, on hyvin epätodennäköistä, että samat henkilöt pysyvät mukana koko aikaa. Siksi onnistuminen ei saa riippua yksittäisistä henkilöistä vaan koko tiimin osaamisen jatkuvuudesta ja tiimin huipputasosta.

Muutoin seurauksena on hidastuva toimitus, osaamisaukot ja pitkällä aikavälillä korkeammat kustannukset.

Fiksumpi ratkaisu: hanki tiimejä, älä yksittäisiä CV:itä

Sen sijaan, että lukitaan yksilöitä, hankinta kannattaa ajatella niin, että varmistetaan pääsy asiakkaalle dedikoituun tiimiin.

Meidän mallissamme rakennamme tiimejä samantyyppisten asiakkaiden ympärille – esimerkiksi julkisen sektorin toimijoille, joilla on useita rinnakkaisia verkkopalveluja (multisitet).

Tiimiin kuuluu:

• Tech lead, joka vastaa teknisestä suunnasta ja varmistaa parhaat käytännöt yli projektien.
  ‍
• Projektipäällikkö, joka huolehtii priorisoinnista ja sujuvasta arjen koordinoinnista.
  ‍
• Kehittäjä- ja asiantuntajapooli, jossa tieto, prosessit ja toimintatavat jaetaan usean asiakkaan välillä.

Jos yksi henkilö jää pois, toinen tiimiläinen voi hypätä mukaan ilman, että kokonaisuus kärsii. Tiimi voi myös joustavasti reagoida tilanteisiin: jos yhdellä asiakkaalla on tilapäinen tarve lisäresursseille, niitä voidaan siirtää vaarantamatta muiden etenemistä.

Tällä tavalla kehitämme muun muassa Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen jotpa.fi sekä Osaamistarvekompassi.fi -verkkopalvelua, Forterron 15 verkkosivuston multisitea, sekä Kansallisen koulutuksen arviointikeskus Karvin verkkopalvelua.

Miksi tämä on tärkeää julkiselle hankinnalle

Julkista hankintajärjestelmää voidaan kehittää tukemaan jatkuvuuteen perustuvaa mallia esimerkiksi:

• Muuttamalla tarjouspyyntöjen sanamuotoa siten, että pyydetään tiimien osaamisprofiileja yksittäisten CV:iden sijaan.
  ‍
• Arvioimalla toimittajien jatkuvuussuunnitelmaa: miten osaaminen varmistetaan ja projektit pysyvät raiteillaan henkilöstömuutoksista huolimatta.
  ‍
• Mahdollistamalla joustavuus sopimuksissa lausekkeilla, joiden avulla henkilön voi korvata yhtä pätevällä asiantuntijalla ilman sopimuksen uusimista.

Tällä tavalla ei osteta pelkkää työaikaa vaan ostetaan toimituskykyä, joka kestää muutoksia.

Hankinta on riskienhallintaa

Digitaaliset palvelut eivät ole enää projekteja, joilla on alku ja loppu. Ne ovat jatkuvasti kehittyviä järjestelmiä, joiden onnistumista mitataan avoimesti ja julkisesti.

Asiakastiimimalli ei ole vain operatiivinen ratkaisu vaan strategisen riskin hallintaa. Osaamisen jatkuvuus, tekninen eheys ja ennakoiva toimintakulttuuri muodostavat kokonaisuuden, jonka tilaaja saa.

Toisin sanoen: palvelua ei vain rakenneta tälle hetkelle vaan myös tulevaisuuden muutoksia varten. Ja se on paljon arvokkaampi sijoitus kuin mikään yksittäinen CV.

‍